Centre de documentation

1. Contacts

Le module Contacts centralise toutes les personnes avec lesquelles vos équipes échangent : prospects, clients, partenaires. Chaque fiche contact devient le point d'entrée unique vers l'historique de la relation.

Présentation

Un contact représente une personne physique identifiée par son nom, ses coordonnées et, le cas échéant, l'entreprise à laquelle elle est rattachée. Les contacts alimentent l'ensemble des autres modules : ils peuvent être associés à des opportunités, des rendez-vous, des devis et des notifications.

Description

La liste des contacts affiche les informations essentielles (nom, entreprise, fonction, téléphone, email) et se filtre par entreprise, statut ou commercial responsable. La fiche détaillée d'un contact regroupe ses coordonnées, l'entreprise associée, l'historique des opportunités liées, les rendez-vous passés et à venir, ainsi que les notes ajoutées par l'équipe.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Contacts, cliquez sur « Ajouter un contact ».
2. 2Renseignez le nom, le prénom, le poste et les coordonnées (téléphone, email).
3. 3Associez le contact à une entreprise existante ou créez une nouvelle fiche entreprise à la volée.
4. 4Complétez les informations complémentaires (fonction, service, notes internes) si nécessaire.
5. 5Enregistrez la fiche : le contact apparaît immédiatement dans la liste et devient sélectionnable depuis les opportunités, rendez-vous et devis.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Normalisez les numéros de téléphone (indicatif +221 pour le Sénégal) pour faciliter la recherche et les exports.
• Renseignez systématiquement l'entreprise du contact : c'est elle qui structure vos rapports et votre pipeline.
• Ajoutez une note après chaque échange important pour que toute l'équipe dispose du contexte.

Limitations éventuelles

• L'import de masse de contacts est soumis au quota de contacts de votre plan (voir section 10. Plans & quotas).
• La fusion automatique de doublons n'est pas disponible : les doublons doivent être fusionnés manuellement.

2. Entreprises

Le module Entreprises regroupe les organisations avec lesquelles vous travaillez : clients, prospects, partenaires. Chaque fiche entreprise centralise les informations légales, les contacts rattachés et l'activité commerciale associée.

Présentation

Une entreprise est une organisation identifiée par sa raison sociale, son secteur d'activité et ses informations légales, notamment son numéro NINEA pour les entreprises sénégalaises. Elle sert de point de rattachement pour les contacts, les opportunités et les documents commerciaux.

Description

La fiche entreprise présente les coordonnées générales (adresse, téléphone, site web), les informations légales (NINEA, forme juridique, secteur d'activité), la liste des contacts qui y sont rattachés et l'ensemble des opportunités en cours ou historiques. Un onglet dédié permet de consulter les devis et factures liés à l'entreprise.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Entreprises, cliquez sur « Ajouter une entreprise ».
2. 2Renseignez la raison sociale, le secteur d'activité et les coordonnées générales.
3. 3Ajoutez le numéro NINEA et les informations légales disponibles.
4. 4Enregistrez la fiche, puis rattachez les contacts existants ou créez-en de nouveaux depuis cette fiche.
5. 5Consultez à tout moment les opportunités et devis liés depuis les onglets de la fiche entreprise.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Renseignez toujours le secteur d'activité : il permet de segmenter vos rapports et vos campagnes.
• Tenez à jour l'adresse et les coordonnées de facturation pour éviter les erreurs sur les devis.
• Utilisez la fiche entreprise comme référence unique avant de créer une opportunité.

Limitations éventuelles

• Le nombre d'entreprises n'est pas limité par plan, mais le nombre total de contacts rattachés reste soumis au quota de contacts.
• Aucune vérification automatique du NINEA n'est effectuée auprès d'un registre externe.

3. Opportunités & pipeline

Le pipeline commercial visualise chaque opportunité de vente à travers ses étapes, du premier contact jusqu'à la signature. Il donne une vue d'ensemble en temps réel de l'activité commerciale de l'équipe.

Présentation

Une opportunité représente une vente potentielle : elle est associée à un contact, une entreprise, un montant estimé et une probabilité de conclusion. Elle progresse à travers des étapes de pipeline configurables (par exemple : Qualification, Proposition, Négociation, Gagné, Perdu).

Description

Le pipeline se présente sous forme de colonnes correspondant aux étapes de vente. Chaque opportunité est une carte qui affiche le montant, l'entreprise, le contact principal et la date de clôture prévue. Les cartes se déplacent d'une colonne à l'autre par glisser-déposer, ce qui met automatiquement à jour l'étape et la probabilité associée.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Opportunités, cliquez sur « Ajouter une opportunité ».
2. 2Sélectionnez le contact et l'entreprise concernés, puis indiquez le montant estimé.
3. 3Choisissez l'étape de départ dans le pipeline et une date de clôture prévisionnelle.
4. 4Enregistrez : l'opportunité apparaît comme une carte dans la colonne correspondante.
5. 5Faites glisser la carte vers l'étape suivante au fur et à mesure de l'avancement, jusqu'à la marquer Gagnée ou Perdue.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Mettez à jour la date de clôture prévisionnelle à chaque changement d'étape pour fiabiliser vos prévisions.
• Renseignez un motif lors du passage en « Perdu » : cette information alimente vos rapports d'analyse.
• Limitez le nombre d'étapes du pipeline à 4-6 pour garder une vision claire de l'avancement.

Limitations éventuelles

• Le nombre d'opportunités actives est soumis au quota de votre plan (voir section 10. Plans & quotas).
• Le pipeline avancé (étapes personnalisées, plusieurs pipelines) n'est disponible qu'à partir du plan Starter.
• Le glisser-déposer entre étapes est limité au pipeline principal ; il n'existe pas de vue Gantt native.

4. Devis & factures

Le module Devis & factures permet de transformer une opportunité gagnée en document commercial formel, suivi de son émission jusqu'à son règlement.

Présentation

Un devis est un document commercial proposant un prix pour un produit ou service ; une fois accepté, il peut être converti en facture. Les deux documents restent liés à l'opportunité et à l'entreprise d'origine, garantissant une traçabilité complète de la vente.

Description

La liste des devis et factures affiche leur statut (Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé pour les devis ; Émise, Payée, En retard pour les factures), le montant, l'entreprise concernée et la date d'échéance. Chaque document peut être généré directement depuis la fiche d'une opportunité, en reprenant automatiquement le contact, l'entreprise et le montant négocié.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis une opportunité en cours ou gagnée, cliquez sur « Générer un devis ».
2. 2Vérifiez les informations reprises automatiquement (entreprise, contact, montant, NINEA) et ajoutez le détail des lignes de produits ou services.
3. 3Enregistrez le devis en Brouillon, relisez-le, puis passez son statut à « Envoyé » lorsqu'il est transmis au client.
4. 4Une fois l'accord du client obtenu, marquez le devis « Accepté » puis convertissez-le en facture.
5. 5Suivez le statut de la facture jusqu'à son règlement et marquez-la « Payée » à réception du paiement.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Numérotez vos devis et factures de façon cohérente pour faciliter votre suivi comptable.
• Convertissez un devis en facture uniquement après confirmation écrite du client.
• Archivez les devis refusés plutôt que de les supprimer, pour conserver un historique de négociation.

Limitations éventuelles

• La génération de devis et factures nécessite un plan incluant cette fonctionnalité.
• Il n'existe pas d'intégration de paiement en ligne native : le suivi du règlement reste déclaratif.
• La personnalisation avancée de la mise en page des documents (logo, gabarits multiples) est limitée.

5. Agenda & rendez-vous

L'agenda centralise les rendez-vous commerciaux de chaque utilisateur et permet de partager la disponibilité des équipes grâce aux calendriers partagés.

Présentation

Un rendez-vous est un événement daté, associé le plus souvent à un contact et, indirectement, à une opportunité. Les calendriers d'équipe permettent de visualiser simultanément les agendas de plusieurs collaborateurs pour faciliter la coordination.

Description

La vue Agenda propose un affichage par jour, semaine ou mois. Chaque rendez-vous précise l'objet, l'heure de début et de fin, le lieu (ou le lien de visioconférence) et les participants internes et externes. Des rappels peuvent être configurés pour prévenir les participants avant l'échéance.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Agenda, cliquez sur « Nouveau rendez-vous » ou directement sur un créneau du calendrier.
2. 2Renseignez l'objet, la date, l'heure de début et de fin.
3. 3Associez le rendez-vous à un contact et, si pertinent, à une opportunité en cours.
4. 4Configurez un rappel (par exemple 30 minutes ou 1 jour avant) si nécessaire.
5. 5Enregistrez : le rendez-vous apparaît sur votre calendrier et sur les calendriers d'équipe partagés le cas échéant.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Associez systématiquement vos rendez-vous à un contact pour enrichir l'historique de la relation.
• Utilisez les calendriers d'équipe pour éviter les doubles réservations sur les rendez-vous importants.
• Renseignez un lieu ou un lien de visioconférence clair dans l'objet du rendez-vous.

Limitations éventuelles

• La synchronisation bidirectionnelle avec des calendriers externes (Google Calendar, Outlook) n'est pas disponible nativement.
• Les rendez-vous récurrents doivent être créés individuellement.

6. Notifications

Le centre de notifications tient chaque utilisateur informé des événements importants : nouvelle opportunité assignée, rendez-vous à venir, devis en attente de validation, etc.

Présentation

Une notification est un message court généré automatiquement par le système lorsqu'un événement pertinent survient pour l'utilisateur connecté. Elle peut concerner une opportunité, un contact, un rendez-vous ou un document commercial.

Description

La liste des notifications affiche les événements par ordre chronologique, avec un indicateur visuel distinguant les notifications lues des non lues. Chaque notification renvoie directement vers l'élément concerné (fiche contact, opportunité, rendez-vous) d'un simple clic.

Étapes d'utilisation

1. 1Cliquez sur l'icône de cloche dans l'en-tête pour ouvrir le panneau de notifications.
2. 2Parcourez la liste des notifications récentes, non lues en priorité.
3. 3Cliquez sur une notification pour accéder directement à l'élément concerné.
4. 4Marquez une notification comme lue individuellement, ou utilisez « Tout marquer comme lu » pour vider le panneau.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Traitez régulièrement vos notifications non lues pour ne pas manquer une échéance importante.
• Utilisez le lien direct de la notification plutôt que de rechercher manuellement l'élément concerné.

Limitations éventuelles

• Il n'existe pas encore de notifications par email ou push mobile : les notifications sont visibles uniquement dans l'application.
• L'historique des notifications lues est conservé pour une durée limitée.

7. Recherche

La recherche globale permet de retrouver rapidement un contact, une entreprise ou une opportunité, sans naviguer manuellement entre les différents modules.

Présentation

La recherche globale interroge simultanément les contacts, les entreprises et les opportunités à partir d'un seul champ de saisie, accessible depuis n'importe quelle page de l'application.

Description

Les résultats sont regroupés par type (Contacts, Entreprises, Opportunités) et s'affichent au fur et à mesure de la saisie. Des filtres complémentaires permettent d'affiner la recherche par statut, commercial responsable ou plage de dates.

Étapes d'utilisation

1. 1Cliquez sur le champ de recherche globale accessible depuis l'en-tête de l'application.
2. 2Saisissez un nom, une entreprise ou un mot-clé.
3. 3Parcourez les résultats regroupés par catégorie.
4. 4Affinez si besoin à l'aide des filtres proposés (statut, période, responsable).
5. 5Cliquez sur un résultat pour ouvrir directement la fiche correspondante.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Utilisez des mots-clés courts et précis pour obtenir des résultats plus pertinents.
• Vérifiez toujours la recherche avant de créer un nouveau contact ou une nouvelle entreprise, afin d'éviter les doublons.

Limitations éventuelles

• La recherche ne porte pas sur le contenu des notes libres ni sur les pièces jointes.
• Aucune recherche par synonymes ou tolérance orthographique avancée n'est appliquée.

8. Administration & paramètres

L'espace Administration permet aux responsables de gérer les utilisateurs, les rôles et les équipes, afin d'adapter l'accès au CRM à l'organisation de l'entreprise.

Présentation

L'administration regroupe la gestion des comptes utilisateurs, l'attribution des rôles (Admin, Manager, Utilisateur, RH, Marketing) et l'organisation en équipes. Chaque rôle définit un niveau d'accès et des permissions spécifiques au sein de l'application.

Description

Depuis l'espace Administration, un Admin peut inviter de nouveaux utilisateurs, modifier leur rôle, les rattacher à une ou plusieurs équipes, et suspendre ou réactiver un compte. Les rôles Manager, Utilisateur, RH et Marketing disposent chacun d'un périmètre de fonctionnalités adapté à leur activité.

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Administration, ouvrez la section « Utilisateurs ».
2. 2Cliquez sur « Inviter un utilisateur » et renseignez son adresse email.
3. 3Attribuez-lui un rôle (Admin, Manager, Utilisateur, RH ou Marketing).
4. 4Rattachez l'utilisateur à une ou plusieurs équipes si votre organisation utilise cette structuration.
5. 5L'utilisateur reçoit une invitation par email pour activer son compte et définir son mot de passe.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Attribuez le rôle le plus restrictif possible correspondant au besoin réel de l'utilisateur.
• Organisez vos utilisateurs en équipes dès que votre effectif commercial dépasse quelques personnes.
• Révisez régulièrement la liste des utilisateurs actifs et désactivez les comptes inutilisés.

Limitations éventuelles

• Les permissions détaillées à l'intérieur d'un rôle ne sont pas personnalisables unitairement : les cinq rôles proposés couvrent les cas d'usage standards.
• Ajouter un utilisateur au-delà du quota de votre plan nécessite une mise à niveau de l'abonnement.

9. Rapports & tableaux de bord

Les tableaux de bord offrent une vue synthétique de l'activité commerciale : évolution du pipeline, performance par commercial, taux de conversion et chiffre d'affaires potentiel.

Présentation

Un rapport agrège les données des contacts, entreprises et opportunités pour produire des indicateurs visuels (graphiques, compteurs, tableaux) permettant de suivre la performance commerciale sur une période donnée.

Description

Le tableau de bord principal affiche notamment le nombre d'opportunités par étape de pipeline, le montant total en cours, le taux de conversion des opportunités gagnées, et l'activité par commercial ou par équipe. Les indicateurs peuvent être filtrés par période (semaine, mois, trimestre, année).

Étapes d'utilisation

1. 1Depuis le menu Rapports, sélectionnez le tableau de bord souhaité.
2. 2Choisissez la période d'analyse à l'aide du sélecteur de dates.
3. 3Filtrez si besoin par équipe, commercial ou type d'opportunité.
4. 4Consultez les graphiques et compteurs affichés.
5. 5Exportez les données au format souhaité si un export est nécessaire pour un usage externe.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Consultez vos tableaux de bord à intervalle régulier (hebdomadaire ou mensuel) pour détecter rapidement les écarts.
• Croisez les indicateurs de pipeline avec ceux des devis et factures pour évaluer la santé financière réelle de votre activité.
• Exportez vos données périodiquement pour conserver un historique en dehors de l'application.

Limitations éventuelles

• La création de rapports personnalisés (indicateurs sur mesure) n'est pas disponible dans l'interface actuelle.
• L'export est limité aux formats standards proposés par l'application.

10. Plans & quotas

Nicocrm propose quatre formules d'abonnement adaptées à la taille de votre équipe, chacune avec ses propres quotas d'utilisateurs, de contacts et d'opportunités, ainsi qu'un accès progressif aux fonctionnalités avancées.

Présentation

Chaque organisation souscrit à un plan qui détermine le nombre d'utilisateurs, de contacts et d'opportunités autorisés, ainsi que l'accès aux devis et factures, au pipeline avancé et à l'automatisation. Les quotas sont vérifiés en continu et une action bloquée déclenche une invitation à mettre à niveau votre abonnement.

Description

Le tableau ci-dessous compare les quatre plans disponibles. Au-delà des quotas inclus, des crédits de contacts supplémentaires peuvent être achetés par lot de 100 pour prolonger votre plan actuel sans changer de formule.

Étapes d'utilisation

1. 1Consultez votre plan actuel et votre consommation depuis Administration > Facturation.
2. 2Comparez les formules disponibles dans le tableau ci-dessus selon vos besoins en utilisateurs et en volume.
3. 3Pour changer de formule, contactez votre interlocuteur commercial ou utilisez le bouton de mise à niveau affiché lorsqu'un quota est atteint.
4. 4Pour prolonger votre quota de contacts sans changer de plan, achetez des crédits additionnels par lot de 100 contacts.
5. 5Les nouveaux quotas ou crédits sont appliqués immédiatement après confirmation.

Cas pratiques

Notes importantes

Bonnes pratiques

• Surveillez régulièrement votre consommation de contacts et d'opportunités pour anticiper une mise à niveau.
• Archivez les contacts et opportunités obsolètes pour libérer de la marge sur votre quota avant d'acheter des crédits.
• Choisissez un plan légèrement au-dessus de votre besoin actuel si votre équipe est en croissance rapide.

Limitations éventuelles

• Un changement de plan à la baisse (downgrade) nécessite que votre consommation actuelle soit déjà compatible avec les quotas du plan cible.
• Les crédits de contacts additionnels achetés sont liés au plan en cours et ne sont pas remboursables en cas de changement de plan.